Privacyverklaring

1. Welke gegevens we verwerken

We verwerken persoonsgegevens van je als je een account aanmaakt, als je als speler aan een team wordt gekoppeld, als je als ouder of vertegenwoordiger aan een speler wordt gekoppeld, als je staflid of beheerder wordt, of als iemand anders je opgeeft: als ouder, als speler, of met een uitnodiging per mail.

Dit zijn de gegevens:

• je roepnaam en je achternaam
• je e-mailadres
• je wachtwoord, uitsluitend als onleesbare versleuteling. Log je met Google in, dan is er geen wachtwoord en bewaren we een verwijzing naar je Google-account
• je geboortedatum, alleen als je speler bent. Die is nodig voor de leeftijdsregels
• je rollen: bij welk team of welke teams je hoort, en of je speler, ouder, staflid of beheerder bent
• de koppeling tussen een ouder of vertegenwoordiger en een speler
• je aanwezigheid bij trainingen: aanwezig of afwezig, en of een afmelding tijdig was, te laat, te laat gekomen of niet gekomen
• de taken en keepersbeurten die aan je zijn toegewezen, en verzoeken om te ruilen
• je voorkeuren voor welke mails je van teamplanner wil ontvangen
• technische inloggegevens: het ip-adres en de browser waarmee je inlogt, en een logboek van welke automatische mail wanneer naar je is gestuurd
• je profielfoto, alleen als je met Google inlogt en Google die meelevert

2. Wat we niet verwerken

Het volgende vragen we niet en er is er ook geen veld voor, dus het kan niet per ongeluk in teamplanner terechtkomen:

• je adres en je telefoonnummer
• bankgegevens of betalingen. teamplanner regelt geen contributie en geen andere betalingen
• je burgerservicenummer of een identiteitsbewijs
• je geslacht
• de reden van een afmelding. Er is geen invoerveld voor een reden, dus ziekte en andere privé-omstandigheden komen niet in teamplanner terecht
• gezondheidsgegevens, dieetwensen of andere bijzondere persoonsgegevens
• foto's van leden, anders dan de profielfoto uit je Google-account
• locatiegegevens van personen

3. Waarvoor we ze gebruiken

Uitsluitend om het team te laten draaien: trainingen en wedstrijden inplannen en tonen, aanwezigheid en afmeldingen bijhouden, taken en keepersbeurten verdelen, je op de hoogte houden per mail, en de leeftijdsregels toepassen die bepalen wat een speler zelf mag en wat een ouder doet. De grondslag daarvoor is de uitvoering van je lidmaatschap bij de vereniging en het gerechtvaardigd belang om een team te kunnen organiseren. Voor de technische inloggegevens is de grondslag de beveiliging van de dienst.

We nemen geen enkel besluit over je op basis van geautomatiseerde profilering. De verdeling van taken en keepersbeurten volgt een vaste, navolgbare verdeelsleutel die de staf altijd met de hand kan overrulen.

4. Wie je gegevens kan zien

• Jij zelf: al je eigen gegevens, via je accountpagina.
• Je ouder of vertegenwoordiger, als er een bevestigde koppeling is. En omgekeerd: ben je ouder, dan zie je de gegevens van je eigen kind.
• Je ploeggenoten, de ouders van je ploeggenoten en de staf van jouw team: je naam en je aanwezigheidscijfers bij trainingen. Dat is bewust open, want een team dat samen speelt moet kunnen zien wie er is. Zij zien niet je e-mailadres en niet je geboortedatum.
• De staf van jouw team en de clubbeheerder: daarnaast je e-mailadres en je geboortedatum. Nodig om je te kunnen bereiken en om de leeftijdsregels toe te passen.
• De systeembeheerder: accounts, instellingen en back-ups, om de dienst te kunnen onderhouden.
• Niemand anders. Een ander team ziet je niet, en een account zonder rol ziet helemaal niets.

5. Wat er niet met anderen gebeurt

• We verkopen, verhuren of verspreiden je gegevens niet, en gebruiken ze niet voor advertenties.
• Er gaan geen gegevens van leden naar de bond, naar een sponsor, naar een andere club of naar welke andere partij dan ook.
• Er zit geen enkele tracker in teamplanner: geen bezoekersstatistieken, geen advertentiecookies, geen externe scripts. De enige cookie die we plaatsen is je inlogsessie, en die is nodig om ingelogd te blijven.
• teamplanner haalt wel gegevens op bij externe bronnen: de wedstrijdagenda van Sportlink, de speeldagenkalender van de KNVB en teamnamen van voetbal.nl. Dat is eenrichtingsverkeer, er gaan bij het ophalen geen gegevens van leden naar die partijen toe.

6. De partijen die wel nodig zijn

Om te kunnen werken, leunt teamplanner op twee diensten van anderen. Zij mogen je gegevens alleen gebruiken om die dienst te leveren, niet voor eigen doelen:

• Hosting. De applicatie, de database en de back-ups staan op een server bij een hostingpartij binnen de Europese Unie. Wat er in teamplanner zelf is opgeslagen, blijft dus binnen de EU. Voor de mail die teamplanner verstuurt geldt de volgende regel.
• Mailbezorging. De mails die teamplanner stuurt gaan via de mailservers van Google. In die mails staan je naam, je e-mailadres en de gegevens over je team, je trainingen en je taken.
• Inloggen met Google, en alleen als je die knop zelf gebruikt. Dan weet Google dat je bij teamplanner inlogt. Kies je voor inloggen met een e-mailadres en een wachtwoord, dan komt Google daar niet aan te pas.

7. Hoe lang we ze bewaren

• Je gegevens blijven zolang je account bestaat. Verwijder je je account, dan verdwijnt de hele persoon: je naam, je geboortedatum, je aanwezigheidshistorie en je taken.
• Eén uitzondering: is een minderjarige met een eigen inlog degene die opzegt, dan kiest de ouder die dat bevestigt. Die kan ook kiezen voor 'lidmaatschap behouden': dan verdwijnt alleen de inlog en blijft het kind speler, verder beheerd door de ouder.
• Verlopen inlogsessies en verlopen codes uit verificatie- en wachtwoordmails worden elke dag automatisch verwijderd. Het ip-adres en de browsergegevens die bij een inlogsessie horen, blijven dus niet langer staan dan die sessie zelf.
• Van de database wordt dagelijks een back-up gemaakt, en die back-ups worden 42 dagen bewaard. Tot 42 dagen na een verwijdering kunnen je gegevens dus nog in een back-up voorkomen; daarna zijn ze ook daar weg.
• Het logboek van wijzigingen blijft wel staan. De club houdt bij wat er met accounts, koppelingen en rollen gebeurt: wie wat wanneer heeft gewijzigd, en om wie het ging. Dat is nodig om achteraf te kunnen verantwoorden wat er is gebeurd - bijvoorbeeld wie een kind aan een team heeft gekoppeld of wie een account heeft verwijderd. In die regels blijven je naam en je e-mailadres staan zoals ze op dat moment waren, ook nadat je account is verwijderd. Zonder dat zou juist de verwijdering zelf niet meer terug te vinden zijn. Alleen beheerders kunnen dit logboek inzien.

8. Je rechten

Je hebt het recht om je gegevens in te zien, te laten corrigeren, te laten verwijderen, de verwerking te laten beperken, je gegevens te laten overdragen en bezwaar te maken tegen het gebruik ervan. Een deel kun je zelf: je naam en je mailvoorkeuren pas je aan op je accountpagina, en je account verwijder je daar ook zelf.

Voor de rest, en voor vragen over deze verklaring, mail privacy@syquens.com. Je krijgt binnen een maand antwoord. Voor een kind onder de 16 oefent de ouder of vertegenwoordiger deze rechten uit.

Ben je het oneens met hoe we met je gegevens omgaan, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

9. Beveiliging

• Al het verkeer naar teamplanner loopt over een versleutelde verbinding (https).
• Je wachtwoord wordt onleesbaar versleuteld opgeslagen. Niemand kan het uitlezen, ook de beheerder niet.
• Wie wat mag zien en doen, wordt per rol op de server afgedwongen, niet alleen in het scherm verborgen.
• Het aantal inlogpogingen en registraties per ip-adres is begrensd, zodat niemand kan blijven proberen.
• Er wordt dagelijks een back-up gemaakt, en die is alleen voor de systeembeheerder bereikbaar.

10. Wijzigingen

Verandert er iets aan wat we verwerken of aan wie het kan zien, dan wordt deze verklaring in dezelfde wijziging bijgewerkt. Kijk hier dus af en toe.

Laatst bijgewerkt: 26 augustus 2026. Verwerkingsverantwoordelijke: Syquens. Contact: privacy@syquens.com.